После покупки компании в Нидерландах: смена директора и UBO, KVK, банк и комплаенс-чек-лист

Покупка компании — это не финал, а начало “приземления” бизнеса на реальные роли и процессы. На практике проблемы чаще возникают после сделки: банк запрашивает документы по структуре и владельцам, реестры требуют корректных данных, а налоговый контур и документооборот должны соответствовать новой деятельности.
Ниже — практичный чек-лист: что сделать сразу после покупки компании, как не “встать” на KYC, где типовые ошибки и как выстроить комплаенс-контур без лишних движений.
Если вы ещё выбираете сценарий “покупка или регистрация”, ориентир здесь: покупка или регистрация: как выбрать.

Сразу после closing важно обеспечить управляемость и доказуемость:

1. зафиксировать, кто управляет и кто подписывает документы;
2. подготовить документы по структуре владения/UBO (если требуется обновление/подача);
3. собрать и упорядочить пакет для банка (KYC);
4. проверить базовый налоговый/BTW-контур и документооборот;
5. обновить ключевые коммуникации (контрагенты, сервисы, доступы).

“Смена директора” — это не только формальность. Директор — это:

• точка ответственности и полномочий;
• подписи на документах;
• объект внимания для банка и контрагентов (KYC, доверенность, подтверждение роли).

Что обычно важно проверить/настроить:

• кто фактически принимает решения и соответствует ли это документам;
• доступы к корпоративным сервисам/подписям/почте;
• единая логика “кто подписывает и на каком основании”, чтобы не было конфликтов в банке и в договорной работе.

Если ваша сделка проходила по M&A-логике, полезно держать структуру шагов под рукой: этапы M&A и логика сделки.

После покупки компании часто возникает задача привести структуру владения к фактической:

• определить конечного бенефициара (UBO) по контролю;
• подготовить подтверждающие документы;
• обновить/подать информацию по установленным требованиям (в зависимости от вашей ситуации).

Типовые ошибки:

• структура владения описана “словами”, но не подтверждается документами;
• не подготовлен пакет подтверждений по владельцу за пределами NL;
• изменения сделаны “частично” (управление поменяли, а UBO-контур и документы — нет).

Ориентир по UBO-контуру: UBO-реестр: что учитывать.

Даже при полностью “нормальной” сделке банк может:

• запросить документы по владельцам/директору/структуре;
• попросить подтверждение источника средств/связанных лиц (в зависимости от профиля);
• уточнить бизнес-модель, контрагентов, географию платежей и назначение операций.

Практичная логика подготовки:

• заранее согласовать описание деятельности (чтобы оно не противоречило реальным операциям);
• собрать единый пакет по структуре владения и полномочиям;
• привести в порядок договорную основу (счета, контракты, инвойсы, если применимо);
• быть готовым объяснить “кто, что и зачем делает” без противоречий.

Ориентир: банковский комплаенс и KYC.

После покупки важно, чтобы ваш реальный документооборот “не расходился” с комплаенсом:

• как выставляются счета/инвойсы;
• какие операции будут и как они документируются;
• кто ведёт учёт и как готовится отчётность.

Здесь не про “оптимизацию”, а про снижение риска ошибок и писем/штрафов.
Ссылки по теме:

• BTW/VAT-контур и отчётность: BTW/VAT-отчётность
• Письма/штрафы налоговой: письмо или штраф Belastingdienst: что делать
• Общий комплаенс-контур: tax compliance и комплаенс-контур

Если вы уже купили компанию (или находитесь на этапе closing) и хотите пройти post-closing без блокировок — поможем собрать пакет, выстроить порядок действий и снизить риски по комплаенсу.
Телефон: +31 035 234 0217

• Форма: /consult